Бывало ли с вами так, что, оглядываясь на результаты прошедшей недели, вы с унынием чувствовали, что сделали не так много, как рассчитывали? При построении бизнеса ваше время, возможно, ваш самый ценный капитал, а ваш доход – прямое следствие того, как вы распоряжаетесь своим временем. Вы не можете купить больше того, что вам дадут, а часы тикают всегда. Несколько лет назад я открыл простую систему, которая позволила мне почти втрое увеличить мою продуктивность, и в этой статье я поделюсь с вами некоторыми весьма практичными идеями, которыми вы сможете воспользоваться незамедлительно для повышения своей эффективности, продолжая работать не усерднее, чем привыкли до сих пор.
Ведите подробный деловой ежедневник. Первый шаг к тому, чтобы научиться лучше управлять своим временем, состоит в выяснении того, как вы обычно проводите своё время. Ведение делового ежедневника – очень эффективный способ сделать это, и, попробовав это лишь однажды, вы немедленно получите огромную порцию знания того, на что на самом деле уходит ваше время. Самого акта отслеживания времени часто бывает достаточно для того, чтобы извлечь ваши бессознательные привычки на поверхность сознания, где у вас впоследствии будет шанс разобрать их более подробно.
Теперь о том, как вести деловой ежедневник. В течение всего дня записывайте время начала и завершения всякой своей деятельности. Задумайтесь об использовании секундомера с целью фиксирования временных интервалов для каждой деятельности. Вы можете делать это в течение только своего рабочего дня или в продолжение всего дня. В конце дня распределите все куски времени по общим категориям и выясните, какой процент вашего времени был потрачен на каждый тип вашей деятельности. Если хотите быть точными, проделывайте это в течение недели и вычислите процент общего времени, потраченного на каждый тип деятельности. Будьте настолько внимательны к деталям, насколько это возможно. Отметьте, сколько времени у вас уходит на электронные письма, чтение тематических конференций в Интернете, навигацию по сети, телефонные звонки, еду, принятие ванной и т.д. Если вы поднимаетесь со своего стула, это, возможно, означает, что вам нужно внести запись в свой деловой ежедневник.
Возможно, вы будете удивлены, узнав о том, что тратите лишь малую часть своего рабочего времени, делая то, что привыкли считать собственно работой. Исследования показали, что средний офисный работник выполняет только 1,5 часа чистой работы в день. Остальное время уходит на общение по работе, перерывы на кофе, принятие пищи, разговоры не по делу, перебирание бумаг и множество других занятий, не относящихся к работе. Средний офисный работник на полной занятости даже не начинает заниматься настоящей работой до 11 утра, а «закругляться» начинает около 15:30.
Я веду деловой ежедневник уже несколько лет и нахожу его неоценимым подспорьем. Я замечаю, что, как только я перестаю вести его, моя продуктивность снова снижается и я начинаю скатываться обратно к бессознательным привычкам, крадущим моё время. Вы, возможно, обнаружите так же, как и я, что ваше инстинктивное ощущение собственной производительности тесно связано с тем, как много настоящей работы проделано вами. Когда я впервые завёл деловой ежедневник, я обнаружил у себя лишь 15 часов действительно стоящей работы за неделю, в то время как я проводил в своём офисе 60 часов. Но даже и так я был в техническом отношении почти вдвое производительнее обычного офисного работника. И всё же результаты обеспокоили меня.
Когда я осознал, что провожу в офисе 60 часов, из которых непосредственно на работу трачу 15 часов, я начал задавать самому себе некоторые интересные вопросы. Мой доход и моё чувство выполненного долга зависели от тех 15 часов, а не от общего количества времени, проводимого мной в офисе. Поэтому я решил начать записывать свой ежедневный коэффициент эффективности в виде количества времени, затраченного на чистую работу, поделенного на общее количество времени, проведённого в стенах офиса. Одновременно с тем, что я был определённо обеспокоен тем, что оправдываю только 25% своего рабочего времени, я также осознавал, что было бы изрядной глупостью просто увеличить рабочие часы.
Если вы когда-нибудь пытались заставить себя делать что-то, к чему у вас по-настоящему не лежала душа, вам наверняка это не удалось. Я имел реальный опыт такого результата, когда пытался заставить себя работать усерднее. Попытка усерднее работать, по сути, только деморализовала меня и ещё больше понизила мой коэффициент эффективности. Так что я поневоле решил попробовать прямо противоположный подход. На следующий день я позволил себе оставаться в офисе всего пять часов, а в остальную часть дня я не разрешал себе работать вовсе. И что же? – произошла интересная вещь, как, я уверен, вы можете себе представить. Мой мозг, должно быть, воспринял идею о том, что рабочее время – отныне дефицит, потому что я работал почти полных пять часов без остановки и мой коэффициент эффективности составил более 90%. Я продлил этот эксперимент до конца недели и закончил тем, что получил на выходе 25 часов проделанной работы из всего 30 часов, проведённых в офисе, с коэффициентом эффективности свыше 80%. Итак, я смог сократить своё еженедельное рабочее время на 30 часов одновременно с выполнением 10 лишних часов настоящей работы. Если ваш деловой ежедневник показывает, что ваш коэффициент эффективности низок, попробуйте резко сократить общее количество рабочего времени в день и следите за тем, что произойдёт. Как только ваш мозг осознает, что времени на работу мало, вы неожиданно станете более результативными, потому что вам приходится быть таковыми. Когда вы зажаты во временные рамки, вы обычно находите способ выполнить свою работу вовремя. Но если у вас тонны времени, куда проще работать неэффективно.
В течение нескольких недель я был способен поддерживать свой коэффициент эффективности на уровне, превышающем 80%, одновременно с постепенным увеличением общего количества времени, еженедельно проводимого мной в офисе. Я в состоянии поддерживать этот график вот уже несколько лет и выполняю, как правило, около 40 часов чистой работы каждую неделю, проводя всего лишь около 45 часов в офисе. Я установил, что это мой идеальный показатель. Если я попытаюсь задерживаться в офисе дольше, моя эффективность резко снизится. Интересно, что система, позволившая мне оптимизировать мою эффективность в работе, привнесла львиную долю порядка во все другие сферы моей жизни. Хотя у меня и была возможность утроить свою продуктивность в бизнесе. У меня всё ещё оставалось время на реализацию личных интересов, таких, как написание статей, бег марафона и, конечно, … множество компьютерных игр.
Поэтому, если вы привычно посвящаете каждый свободный момент своему бизнесу и всё ещё ощущаете при этом свою неэффективность в конце рабочей недели, попробуйте измерять свой коэффициент эффективности и смотрите, сможете ли вы постепенно повысить его, сокращая свои часы. Вы можете, как и я, обнаружить, что работать долго и работать оптимальное количество времени – две очень разные вещи.
