Дэвид Аллен (David Allen), автор книги "Gettind Things Done" (сокращенно GTD) считает, что перед нами стоит проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов Он пишет, что почти каждый из тех, с кем ему приходилось работать, говорил, что у него слишком много задач и совершенно не хватает времени, чтобы все это переделать. Он говорит о парадоксе нового тысячелетия: люди хотят улучшить качество жизни и, в то же время, они берут на себя больше, чем способны выполнить.
Одной из особенностей современной ситуации он считает то, что у работы теперь нет четких границ. Раньше поля должны быть вспаханы, машины отремонтированы, коробки запакованы, коровы подоены. Вы точно знали, какую именно работу надо было выполнить — вы могли видеть результат. И было совершенно очевидно, когда работа находится в промежуточной стадии, а когда она уже завершена. Сегодня же, большинство из нас не представляет реальных границ наших проектов. У большинства знакомых Дэвида, по крайней мере, по полдюжины задач находятся в «подвешенном состоянии» единовременно, то есть они должны выполнить до полдюжины задач «прямо сейчас». С другой стороны, отсутствие границ порождает больше работы.
Дэвид Аллен пишет; "Кратковременная память — это та часть вашего сознания, которая умудряется удержать все недоделанные дела: непринятые решения и неорганизованное «разное» работает почти как оперативка (RAM - Random Access Memory) вашего компьютера. Ваш разум, как и монитор компьютера — это всего лишь инструмент концентрации, а не хранилище данных. Вы можете думать только о двух или трех вещах одновременно. Но незаконченные дела будут сохранены в пространстве кратковременной памяти. Также, как и RAM, разум обладает ограниченными возможностями. Многие люди держат RAM во взрывоопасном состоянии. Они совершенно обезумели, способность концентрироваться нарушена из-за их же собственной умственной перегрузки. Действительно серьезная проблема заключается в том, что ваше сознание не перестает напоминать вам о делах тогда, когда вы все равно ничего не можете с этим поделать. Как только вы поставите перед собой задачу и поместите её в RAM, какая то часть вас будет постоянно об этом думать… Это порождает фактор всепроникающего стресса, и никак от него не избавиться. Но многие люди так долго пребывали в этом состоянии, что оно стало для них нормой".
Он считает что старые методы и навыки традиционного тайм-менеджмента и изобилие инструментов самоорганизации, таких как органайзер, Microsoft Outlook или напоминание в Palm'е, не отвечают требованиям времени. Он пишет: "Вы, должно быть, убедились, что ежедневник, несмотря на то, что он действительно немаловажен, на самом деле помогает организовать лишь малую часть ваших дел. Да и ежедневные «сделать/to-do»-списки и листы приоритетов оказались неспособны справиться с полным объемом разнородных дел, которые приходится решать каждому профессионалу".
Он также считает неэффективным подход планирования с точки зрения перспективных целей потому, что: 1. В ежедневной рутине слишком много отвлекающих факторов, которые не позволяют сконцентрироваться на более важных позициях; 2. Неэффективные системы самоорганизации создают огромное подсознательное неприятие к начинанию новых ещё более масштабных проектов, которые, скорее всего, также будут организованы ни к черту и приведут к ещё большим беспорядкам и стрессам; 3. Когда перспективные приоритеты уже ясны, перед нами откуда ни возьмись возникает целый ряд второстепенных позиций, напоминая о том, что куда гораздо больше вещей требуют перемен. Уже на этом этапе нас начинает раздражать непомерное число дел, за которые надо взяться. А суть работы, суть-то расписана в первых позициях списка приоритетов. Наши приоритеты! Концентрация на приоритетах вам не поможет. Да, они обеспечивают значимость и основное направление движения, но они же создают и дополнительные трудности.
Он пишет: "Концентрация на основных приоритетах и ценностях — это действительно надо, не спорю. Но это вовсе не значит, что делать больше и нечего. Совсем наоборот — это повышает ставки в игре, которую придется вести каждый день".
Результатом применения метода GTD будет избавление от стресса и то, что мастера восточных единоборств называют «сознание, кристально чистое, как вода», а атлеты-чемпионы — «зоной», внутри сложного мира, в который мы все вовлечены. На самом деле, все мы испытывали это состояние время от времени. В терминологии карате это позиция полной готовности: «кристально чистое сознание», а в повседневной жизни - "состояние продуктивной работы" с чувством, что вы контролируете ситуацию, на вас не давят, вы сосредоточены на том, что вы делаете, время, казалось, пролетает мгновенно, и вы чувствуете, что существенно приблизились к желаемому результату.
Аллен ввел принцип эффективных действий с внутренними обязанностями. Он пишет: "За двадцать лет практики я пришел в банальнейшей истине — главная причина стресса заключается в том, что люди неправильно распределяют и обращаются с обязанностями, «дырами», которые навязывают сами себе и которые им приходится выполнять. И уж конечно, существует множество проектов, которые находятся в вашей ведомости, целей, непроясненных ещё задач, да и вообще жизнь, которую надо бы просто прожить. И вы установили некий уровень внутренней ответственности за все в вашей жизни и за работу, которая тоже, в общем-то, является «дырой». Соберите и рассортируйте все то, что постоянно напоминает о себе, и запланируйте, как со всем этим справиться, если хотите, чтобы ваша работа была эффективной. Несмотря на кажущуюся простоту, большинство людей не представляют, как это можно осуществить".
Аллен считает, что организация обязательств требует выполнения некоторых основных действий и особого поведения:
Во-первых, если вы держите обязательства в голове, то сознание уже не может быть кристально чистым. Все, что вы считаете на данный момент незавершенным, должно быть собрано и упорядочено где-то, но не в голове, в каком-то месте, куда вы будете периодически заглядывать.
Во-вторых, вы должны четко уяснить для себя, в чем состоит ваше обязательство и что именно вы должны проделать, чтобы продвинуться ближе к результату.
В-третьих, когда вы расписали все дела, которые необходимо выполнить, надо расставить на них напоминания.
Чаще всего причиной того, что что-то крутится в ваших мыслях, является ваше желание изменить это что-то, однако:
Вы ещё не определил четко желаемый результат
Вы ещё не решили, каким будет ваш следующий шаг, что вы собираетесь предпринять
Вы не поставили напоминания.
Превращение «Разного» Интересная для вас задача, для которой, однако, вы ещё не успели определить конечный результат и последовательность выполнения — это и есть «разное». Люди пытались организовать «разное», которое ещё не было трансформировано в дела — вот причина, по которой большинство систем самоорганизации оказывались несостоятельными в практическом применении. До тех пор пока дела находятся в категории «разное», структурировать их невозможно. Большинство «to-do-списков, которые мне доводилось видеть состояли по большей степени из «разного» — и при этом никакой результативной работы, которую надо выполнить. Это были напоминания множества нерешенных проблем, которые ещё даже не были представлены в виде желаемых результатов и последовательных действий — вот они, те детали и мелочи, которые владелец подобного списка должен проделать. Необходимо превратить «разное», которое мы пытается трансформировать в нечто такое, с чем можно работать, в последовательность действий.«Разное» — не такая уж плохая вещь. То, что привлекает наше внимание, по природе своей как раз и является тем самым — разным. Но как только это «разное» входит в нашу жизнь, мы просто обязаны это «разное» для себя прояснить и классифицировать. Это наша обязанность, как работников умственного труда: если же «разное» уже разложено по полочкам и очевидно — все, наш труд больше не требуется. Организация действий — это первейшая задача Как вы используете время, как используете информацию, как вы концентрируетесь по приоритетам, в расчете из всего этого вы и должны распределять свои ресурсы. Выбор того, что надо делать в каждый момент времени — вот реальная задача. Организация действий — вот основная цель. «Вертикальное» и «горизонтальное» управление действиями Выполнять обязанности, проекты и действия можно двумя способами — «горизонтальным» и «вертикальным».
«Горизонтальный» контроль подразумевает связь всех процессов, в которых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует окружающий мир, как полицейский радар — он может задержаться на одной из тысяч разных позиций, привлекающих или требующих вашего внимания в течение суток: аптека, домработница, тетушка Марта, стратегическое планирование, обед, завядшее комнатное растение, недовольный заказчик, нечищеные туфли. Вам надо купить марки, заказать номер в гостинице, отменить совещание, посмотреть вечером кино. Вам нужна удобная система, которая будет содержать цепочку этих действия, информацию о каждом из них, предоставлять эту информацию по требованию и позволять вам переключаться с одного действия не другое легко и просто.
«Вертикальный» контроль, напротив, управляет движением вниз и вверх по цепочке индивидуальных задач и проектов. Например, ваш внутренний «полицейский радар» наталкивается на ваш следующий отпуск, который вы обсуждали с супругой за обедом: куда и когда вы поедете, что вы будете там делать, как подготовиться к путешествию и т.д.; или же вы с начальником собираетесь провести некоторую реорганизацию отдела; или вы хотите собраться с мыслями перед предстоящим телефонным разговором с заказчиком. Это и есть «планирование задач» в широком смысле. Это фокусировка на одной единственной цели, ситуации, персоне и конкретизация всего, что с этим так или иначе связано, будь то идеи, приоритеты, детали или последовательность обстоятельств, словом, все, что вам может понадобиться для решения проблемы. Цель горизонтального и вертикального управления одна и та же: очистить сознание и выполнить задачи. Правильное управление помогает вам чувствовать себя в водовороте работы и жизни комфортно, а правильная концентрация помогает вам прояснять ситуацию и все сопутствующие детали.
