Чтобы время работало на нас Секрет состоит в эффективном управлении временем. Этопозволит вам: - достигать лучших результатов - улучшить качество вашей работы - ускорить выполнение задач - уменьшить подверженность стрессам - делать меньше ошибок - уменьшить количество кризисов и завалов на работе - увеличить свою зарплату - начать получать удовлетворение от работы - заметно улучшить качество вашей жизни в нерабочее время. Помните: то, что мы делаем в течение 86400 секунд каждый день, показываетнасколько мы успешны!
Для начала предлагаем проанализировать то, как вы используете свое время – этопервый шаг для улучшения ваших способностей к управлению временем. Исследования показали, что менеджеры постоянно меняют объекты своего внимания ипоэтому на каждое дело тратят в день не более 10 минут.
Выполнить анализ поможет следующий тест. Ответьте да\нет на предложенные ниже вопросы:
1. Я не делаю бумажную работу как только сталкиваюсь с ней (оставляю ее напотом) 2. Я сталкиваюсь с большим количеством проблем и кризисов из-за плохогопланирования 3. Иногда мне приходится гоняться за другими для того, чтобы некоторые вещибыли сделаны 4. Я имею смутное представление о том каковы мои приоритеты 5. Каждый день я трачу более чем тридцать минут на поиски, каких-либо вещей 6. Мои встречи продолжаются дольше, чем это необходимо 7. Я подвергаюсь влиянию других в том, как проводить свободное время 8. Я начинаю дел больше, чем заканчиваю 9. Я всегда занят, но не всегда продуктивен 10. Я беру на себя выполнение многих дел, которые могут быть делегированы.
Если вы ответили «да» более чем на 5 вопросов, то научиться управлять временемвам просто необходимо.
Если вы всерьез решили этим заниматься, то вернитесь к этому тесту через месяци сравните результаты. Достичь у спехов в планировании и рациональном использовании своего рабочеговремени можно, преодолев несколько этапов. Предлагаем вам последовать некоторымрекомендациям этой статьи и пройти упомянутые этапы.
Рабочее расписание Составьте примерное расписание своего дня. Включайте в него все: телефонныезвонки, перерывы на кофе, разговоры с коллегами, встречи, перекуры, почта.Делайте пометки – запланированы или нет ваши действия и степень их важности.Составьте это расписание сейчас и через месяц, после начала внедрения принциповэффективного управления временем вы увидите улучшения. Согласитесь, что большинство из нас именно так проводит свой день. Проанализируйте свое расписание с помощью ответов на следующие вопросы:
Каков процент ваших действий запланирован? Существует ли реальная структура вашего дня? Длились ли запланированные дела дольше, чем вы ожидали? Почему вы тратите так много времени на дела с низкой степенью важности? Как часто вы прерываете свою работу? В какое время суток вы наиболее продуктивны? Действительно ли вы продуктивны или просто заняты? Что вы можете сделать, чтобы лучше контролировать свое время? Какой процент своего времени вы действительно можете планировать?
Оцените свою эффективность по десятибалльной шкале. После составления расписания многие люди бывают шокированы как много своеговремени они тратят впустую – люди, с которыми мы постоянно говорим по телефону,коллеги, которые постоянно отвлекают наше внимание, документы, которыепостоянно лежат не на своих местах, встречи, которые продолжаются дольше, чемнеобходимо. Наш день так и напичкан всевозможными времяпрепровождениями (неважными), которые отвлекают нас от основной работы.
Основные 10 причин, по которым люди тратят рабочее время впустую: - Потеря вещей - Встречи - Телефон - Перерывы - Проволочки, откладывая на потом - Рутинная бумажная работа - Кризисы, проблемы - Неделегирование полномочий - Взыскания - Искажение информации, фактов.
Давайте рассмотрим эти причины подробнее.
Потеря вещей Сколько времени вы обычно тратите на то, чтобы найти что-нибудь на своем столе?Даже если это всего тридцать секунд, каждые 5 минут на перекладывание стопкибумаг, просмотр ее, поиск нужного телефона, поиск пропавшего или находящегосяне на своем месте документа. В сумме за неделю это составляет 4 часа – времени,которое можно было бы потратить с пользой. А как часто нам приходится делатьчто-либо второй раз из-за того, что оригинал потерян?
Встречи Как много времени вы тратите на встречи каждую неделю? Сколько времени вытеряете из-за того, что встречи начинаются позже или сильно затягиваются? Какчасто вам приходится сидеть на долгих встречах, а вас в них касается лишь 5минут.
Телефон Сколько раз в день звонит телефон? Каков процент звонков незапланирован? Каковасредняя длина каждого звонка? Какой процент этих звонков действительно важен?Затягиваете ли вы телефонные разговоры дольше, чем это необходимо? Как часто выловите себя на том, что перезваниваете опять потому, что забыли обсудитьчто-либо во время первого звонка?
Перерывы Как часто в течение дня вас прерывают коллеги? Столь ли необходимы этипрерывания? Негативно ли влияет это на вашу работу?
Откладывание на потом Сколько заданий вы получили за последние несколько недель? Какие причины былипридуманы для оттягивания выполнения задания? Чем все заканчивается в конечномитоге?
Рутинная бумажная работа Сколько бесполезной почты вы получаете? Вы можете передать кому-нибудь этуобязанность или вы получаете от этого удовольствие? Как часто вы занимаетесьпросмотром газет, журналов, брошюр, когда должна быть сделана более важнаяработа?
Кризисы Не получается ли так, что ваш день состоит из проблем и кризисов, которыеследуют один за другим? Действительно ли это проблемы? Если бы вы были болеепроактивны, быть может вы миновали бы некоторые из них?
Неделегирование полномочий Как часто на предложение помочь вы отвечаете «Оставь мне, я сделаю это потом» и эта работа остается у вас на столе?
Взыскания Вы уверены, что делаете все на 100% правильно, если 95% всего еще предстоитсделать? Вы уделяете внимание одному проекту и это значит, что важные пунктыдругого проекта выполнены не будут?
Искажение информации Как часто в середине задания вы понимаете, что информацию, с которой выработаете, необходимо перепроверять?
Подумайте, сколько времени вы тратите на все это в течение недели?
Меняем свои привычки Мы сделали важный шаг вперед – определили причины, мешающие нам эффективноработать. Теперь нам необходимо либо устранить эти причины, либо изменить своипривычки. Некоторые из этих причин неотъемлемая часть нашего стиля работы. День за днем,неделя за неделей мы тратим время впустую и даже не замечаем сколько!!!!!!! Но только потому, что вы прочитали статью и захотели работать более эффективновы не сможете изменить свои привычки. Ведь для того, чтобы научиться виртуозноиграть на музыкальном инструменте недостаточно лишь прочитать об этом книгу ивыйти на сцену. Психологи считают, что человек сможет изменить свой стиль работы приблизительно за 21 день. Для этого, во-первых, вы должны сделать усилие и проводить встречи в томвременном графике, в котором они были запланированы, и если они затягиваются,вы должны встать и дать знак, что встреча закончена. Конечно же, по началу этобудет тяжело, но на четвертый раз будет легче. Конечно же, время от времени выбудете возвращаться к старым привычкам, но настойчивость принесет своирезультаты. Решайте менять свои привычки сейчас – не откладывайте в долгийящик. Сейчас лучшее время для этого.
4 шага в процессе изменения своих привычек Этот процесс применим для устранения любой из причин, по которым мы тратим соевремя впустую. Если одна из главных причин – откладывание дел в долгий ящик, то обычно мыговорим: я сейчас слишком занят для этого, мне нужно получить большеинформации, я сделаю это завтра. Мы можем сегодня решить какую-нибудь проблему, которую обычно откладываем напотом. Тогда завтра у нас будет на одно дело меньше. Вы увидите как на вашемстоле уменьшается стопка нерешенных дел. Это станет привычкой и теперь,сталкиваясь с проблемой, вы будете сразу же ее решать.
Итак, шаги:
1. Напишите сверху на странице причину: откладывание дел на потом
2. Напишите список проблем, с которыми вы сталкиваетесь по этой причине: - Постоянное чувство вины по поводу незаконченной работы - Увеличивается уровень стрессовых ситуаций - Репутация среди коллег как ненадежного сотрудника
3. Видение того, что будет, если причину потери времени устранить.
4. Прежде всего, перестать говорить себе: я сделаю это завтра.
Стоит вообще перестать думать о таких вещах. Нужно просто начать делать, простоделать, решать проблемы. И вы увидите, как улучшится ваша репутация средиколлег. Вы увидите, что разбираться с корреспонденцией стало легче, сталонамного проще писать важные отчеты. Как много незавершенной работы все еще находится на вашем столе? Самым лучшимответом будет: все сделано. Укрепляйте привычки к новому стилю работы.Укрепляйте и расширяйте наработанное.
Что же необходимо для изменения привычек: 1. Перестать извинять себя: «Мне для этого нужно больше информации» 2. Перестать рассредоточивать свое внимание на просмотр журналов и прессы 3. Понять необходимость большего количества времени для планирования вашего дня 4. Вам необходимо научиться разбивать большие проекты на более мелкие задачи 5. Заканчивать не слишком приятные дела прежде, прежде чем переходить кприятным.
Эти четыре шага применимы для всех 10 причин. Выделите в вашем ежедневнике страницу для каждой из причин, опишите там процессустранения привычки шаг за шагом. Каждый день в течение недели выделяйте себенесколько минут для просмотра этих шагов, если необходимо – вносите изменения.
