Информация противоположна женщине: она тем ценнее, чем доступнее....
Информация является ценной лишь тогда, когда она доступна в нужный момент. Сотрудники отделов продаж часто оказываются в сложном положении. С одной стороны, они обязаны знать как можно больше: о том, что происходит на их предприятии, о своих клиентах и их рынках. С другой стороны, существует опасность потеряться в неупорядоченном потоке информации. Поэтому бизнес-консультанты из Бад Херренальба Петер Арндт и Марцелла Кербер советуют создать свою личную систему управления информацией.
- Установите источники, из которых вы получаете ту или иную информацию. Проверьте, какие из них важны и полезны, а в каких областях вам следует поискать новые источники. Создайте таблицу, в которой вы подробно распишете следующую схему: откуда отныне будете получать ту или иную информацию. За счет этого вы превратитесь из получателя информации в активного пользователя.
- Проверяйте любую информацию сразу при получении. Если вы задумались на предмет того, не пригодится ли вам данная информация позднее, то это верный показатель того, что ее не стоит сохранять. Информацию, не имеющую особой важности, которая приходит вам по электронной почте, лучше всего сразу же удалять.
- Для упорядочения информации вам потребуется работающая система. Петер Арндт и Марцелла Кербер рекомендуют следующую структуру: "фирмы" , "люди" , "профессиональная информация" , "общая информация" , "личное" и "проекты". В данной структуре вам стоит создать собственную подструктуру. Например, в разделе "Профессиональная информация" могут понадобиться следующие подразделы: "факторы успеха" , "польза для клиента" , "опросы клиентов" , "рассылки" , "анализ пользы" , "советы для презентаций" и т.д. Внутри созданной подобным образом структуры вы сможете сразу же распределять по местам любую входящую информацию.
- Для хранения бумаг используйте подписанные папки, чтобы всегда было легко найти нужную. Аналогично вышеописанной системе создайте такую же структуру для информации на жестком диске вашего компьютера.
- Если информация поступила в электронном виде, то она сохраняется в соответствующих папках. Арндт и Кербер рекомендуют быстро просматривать информацию, а затем сохранить ее в соответствующем ей месте. Теперь вы создали все условия для того, чтобы информация была доступна в любой момент. Исходя из вашего собственного опыта, вы можете постоянно обновлять ее и приспосабливать под свои нужды. Регулярно избавляйтесь от ненужных и устаревших сведений.
