Последовательное управление собственным временем помогает шаг за шагом преследовать долгосрочные цели и позволяет контролировать успех достижений.
Человек, организующий свою деятельность неправильно, рискует не добиться желаемого. По этому целенаправленное планирование является обязательным условием для разработки стратегий для достижения долгосрочных целей, их пошагового выполнения и контролирования успеха, - так считает Вольфганг Дальманн, тренер и консультант из Хердеке. Он советует принципиально составлять план на год, на квартал, на месяц, на неделю и на день.
В годовом плане сотрудники отдела продаж фиксирует план оборота, заданный предприятием. На его основании он уже определяет свои собственные цели и дополняет их. Он, к примеру, записывает, каких клиентов он собирается обрести и из каких сфер они предположительно должны быть. "В годовом плане указываются только крупные цели", - объясняет Дальманн.
Квартальные планы содержат описания путей, с помощью которых планируется достижение этих крупных целей. Они тоже составляются на весь год. "Здесь продавец разрабатывает конкретные стратегии", - говорит Дальманн. Он, к примеру, фиксирует шаги, с помощью которых он планирует обрести новых клиентов и определяет временные рамки. Сюда относится и сбор информации, и выход на контакт, а также различные сопутствующие действия. "В центре стоит вопрос времени: когда к чему следует приступать", - объясняет Дальманн.
Месячные планы сотрудник отдела продаж составляет на весь период текущего квартала. Они способствуют наглядности годовых и квартальных планов. Продавец, к примеру, рассчитывает месячный оборот, исходя из запланированного годового оборота, и ставит себе целью его достигнуть. "Здесь в центре внимания стоят вопросы относительно того, чего вы хотите добиться в этом месяце и с кем", - поясняет тренер. По этому продавец фиксирует, на какую неделю он планирует ту или иную деятельность, а также участие в ней других лиц: с какими клиентами он собирается встретиться, какие еще меры предстоит предпринять и каких коллег ему необходимо для этого привлечь. Допустим, ему требуются сотрудники для сбора информации или для поддержки во время какого-либо мероприятия. "Важно равномерно распределить работу и реалистично оценить требуемые затраты", - советует эксперт. К тому же 30 процентов времени следует отвести на возможную краткосрочно возникающую деятельность. Действия и намерения, которые пришлось перенести, тоже необходимо включить в план.
План на неделю должен быть готов не позднее предшествующей ей пятницы. Здесь действует следующее правило: Когда я буду что выполнять? Продавцу ни в коем случае не следует просто записывать сроки, в которые определенное мероприятие необходимо завершить. Для успешного планирования недели, вероятно, возникнет необходимость в согласовании сроков и встреч с клиентами и коллегами. Планы на день составляются предшествующим вечером. Туда же автоматически переносится все невыполненное.
На все планы распространяется следующее: все, что завершено, отмечается галочкой. Все, что еще не выполнено, включается в следующий план. "В отношении дел, которые не были выполнены или не получились, всегда следует искать причину", - говорит Дальманн. И: "Менеджмент времени находится в прямой зависимости от последовательности и дисциплинированности".
