Сегодня любой современный человек, начиная от дошкольника и заканчивая бабушками и дедушками этих самых дошкольников, сталкивается с проблемой «как успеть все, что хочешь сделать, и что надо успеть сделать».
В мире высоких технологий скорость получения информации и скорость реагирования на полученную информацию увеличилась в несколько раз. Это не может не влиять на состояние человека, который постоянно пребывает в состоянии стресса. Давайте рассмотрим обычный день офисного работника, возглавляющего какой-нибудь отдел в компании. Допустим, его зовут Николай. Утро Николая: подъем, ванные процедуры, завтрак, выход на работу. За это время Николаю нужно успеть пообщаться с семьей, проверить электронную почту, вовремя среагировать на вопросы клиентов, поставщиков, проверить новости по социальным сетям и тоже, как ни странно, среагировать на эти новости через усердное проставление лайков и, наконец, самому выложить какие-нибудь новости или фотографии.
Далее рабочий день проходит следующим образом. Может быть, с другой последовательностью: совещание с коллегами, проверка электронной почты, работа над проектом, ответы на нужные и ненужные вопросы коллег, причем как лично, так и через средства коммуникации (месенджеры), пяти или пятнадцатиминутные перерывы-перекуры, телефонные разговоры, переговоры, реагирование на запросы, лайки, вопросы из социальных сетей, затем снова проверка почты и так далее по кругу.
Рабочий день закончен. По возвращении домой Николаю предстоит поужинать и пообщаться с семьей, однако Николай пытается успеть в это время осуществить несколько телефонных звонков, проверить несколько раз электронную почту, зайти в социальные сети, чтобы проверить новости.
Подсчитать проставленные лайки под выложенными им фотографиями или новостями, посмотреть телевизор. Вопрос: удовлетворен ли Николай своей жизнью, все ли он успевает?
Мы предполагаем, что нет. Большой поток рутинных дел не дает ему возможности заниматься основной работой и семьей. Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению. Николай живет в хаосе рабочих и семейных дел, пытаясь одновременно выполнить несколько задач. Карьера и семейное благополучие медленно, но верно оказываются под угрозой.
Офисный работник в принципе не может выполнять свои многочисленные дела одновременно, и мы наблюдаем простое переключение с одной задачи на другую. Переключение между задачами - менее эффективный и менее рациональный способ что-то сделать, поскольку затрачивается слишком много времени. Николай вынужден несколько раз возвращаться и пересматривать то, что он уже сделал, прежде чем он сможет закончить свою работу.
Существуют разные виды переключений: коллеги, зашедшие на минуточку, перекур, чаепитие, получение нового электронного письма, проверка новостей в социальных сетях, переключение на другое задание по компьютеру, телефонные звонки. Переключения можно классифицировать на активные, когда мы сами их инициируем, и пассивные, при которых мы вынуждены реагировать, поскольку они исходят извне. Первые можно контролировать путем развития в себе самодисциплины, вторые - путем выработки четкого расписания, доступного для своих коллег. Важно планировать свой рабочий распорядок и беречь свое время, чтобы поток информации не захлестнул тебя с головой. Мы должны четко осознать объективные границы нашего времени - в часе только 60 минут, а в сутках только 24 часа. Все, что мы можем сделать - правильно им распорядиться.
Для того чтобы избегать пассивных переключений, надо создать персональные «часы работы», по которым коллеги, родные, друзья четко знали, когда вы будете свободны. Нужно задать ожидания вашей доступности для внешнего мира. Например, на телефоне можно поставить автоответчик, который бы содержал информацию о том, в какие часы вы обычно проверяете электронную почту. Это важно для того, чтобы коллеги и партнеры знали, когда от вас можно ожидать ответ на их электронный запрос.
В целом, технология организации времени представляет собой определенный стиль жизни, в котором велика сама ценность времени. Режим экономии времени сопоставим с режимом здорового образа жизни, при котором нет места плохой фигуре и неважному самочувствию. Конечно, для быстрого похудения и поддержания своего тела в порядке, - недолговременного эффекта - мы можем обратиться к диетам и определенным упражнениям. Так же, как для быстрого снижения ощущения стресса путем контроля своего времени, мы можем прибегнуть к методам технологии организации времени. Однако достигнув определенного результата, мы расслабимся и снова возвратимся к тому положению, в котором пребывали, прибавив лишние килограммы и переутомление на работе.
В сохранении хорошей фигуры, здорового самочувствия большую роль играет изначальное отношение к образу жизни, при котором ценность здорового питания, физических нагрузок, достаточного сна, своего времени высока. Рассмотрим вышесказанное с точки зрения процессов управления временем. В организации времени выделяют четыре процесса: 1) постановка цели; 2) планирование и расстановка приоритетов, выделение первостепенных задач для выполнения; 3) конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом; 4) контроль достижения цели и выполнения планов.
Итак, 1) наша цель - похудеть и избавиться от стресса на работе; 2) разработать диету, план физических нагрузок, «часы работы» в офисе, исключить активные переключения, снизить до минимума пассивные переключения; 3) реализовывать пункт №2; 4) контролировать промежуточные и конечные цели.
Теперь представим, что мы достигли конечной цели - похудели и избавились от стресса на работе. Что нас ожидает потом? Мы расслабимся, потому что пребывали в напряжении определенное количество времени до достижения цели. Мы подняли жизненную планку и остановились. Теперь невероятно трудно не только дальше поднимать эту планку, но и удержать ее на достигнутом уровне.
В чем же проблема? В неправильной постановке цели. Хорошая фигура и отсутствие стресса на работе - это прекрасное самочувствие, которое имеет ценность для каждого из нас. Ему в свою очередь сопутствует здоровый образ жизни. Поэтому конечная цель в данном случае должна быть в здоровом образе жизни.
Вывод, который мы должны заключить из этого примера, таков: технология организации времени должна быть стилем жизни, несущей свою философию управления временем, так же как и технология организации здорового образа жизни должна быть стилем жизни. Только тогда мы будем получать удовлетворение не только от достижения цели, но и от ее реализации.
Теперь вкратце рассмотрим некоторые техники управления временем. Для расстановки приоритетов используется, в частности, принцип Эйзенхауэра. Он позволяет выделить важные и существенные дела и определить последовательность действий. Согласно этому принципу, выявляют следующие четыре категории дел по критериям важности и срочности. — Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления. — Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки. — Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать. — Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и другие поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.
Известен также принцип Парето, или принцип 20/80. Он формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата». В данном случае это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начинать с них.
Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы двух недель.
Список задач или «to do list» представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать в голове дела, требующие выполнения. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется сделать.
Постановка целей по схеме SMART - известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает «умная цель» и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность, цель должна быть максимально ясной и конкретной) - Measurable (измеримость, цель должна быть измерима, чтобы можно было понять, достижима ли она) - Attainable (достижимость, цель должна быть достижима с точки зрения внешних и внутренних ресурсов) - Relevant (релевантность, цель должна соотноситься с другими целями) - Time- bounded (определенность во времени, должны быть конкретные сроки ее достижения).
Конечно, мы не предлагаем дошкольникам и их бабушкам пользоваться техниками управления временем, однако родители первых и в то же время дети вторых могут взять на вооружение технологию организации времени для того, чтобы грамотно скорректировать время своих близких.
