Испытывают ли члены ваше проектной команды замешательство в отношении того, кто и за какие аспекты работы несет ответственность? Разговоры и совещания команды заканчиваются горячими взаимными нападками? Или у отдельных членов команды присутствует такое отношение к работе, как "каждый сам за себя", и они отказываются помогать коллегам? Если вы ответили "да" на какой-либо из этих вопросов, тогда вы не одиноки. Иногда, команда просто не "лепится".
Каждый опытный менеджер проекта обязательно сталкивался со сложностями формирования такого поведения в команде, которая является настоящей командой. Но при условии надлежащей организации и управления, вы сможете помочь вашим командам стать более результативными и преодолеть препятствия и сложности, которые сильно затрудняют работу в команде. Предлагаем вам познакомиться со следующими пятью стратегиями по единению и организации команд:
1. Создайте организационную структуру проекта с четко определенными в ней ролями.
Организационная структура проекта не должна ограничиваться схематичным представлением иерархии в организации. Всем членам команды необходимо знать, какую роль они выполняют в команде, какое место занимают в остальных функциях, и какие последствия влечет за собой невыполнение ими своей работы.
В зависимости от представляемой вами отрасли, в команде можно использовать стандартные роли или специальные. Начните с таких стандартных ролей, которые типичны для специфики вашего проекта. Однако если определенный проект требует специальной роли, выходящей за рамки стандартной роли, тогда создайте специальную роль. И если проект не требует определенной стандартной роли, тогда исключите ее. Звучит это довольно просто, но многие менеджеры не решаются отойти от стандартных ролей. Однако необходимо понимать, что в итоге, в любом случае, основное значение придается результатам, а не тому, насколько хорошо команде удалось придерживаться структуры стандартных ролей в проекте.
Если проект уникален, или обстановка не располагает стандартными или специальными ролями, подойдите к определению ролей более прагматично. Определите от трех до шести самых важных аспектов проекта или аспектов с высокой степенью риска. Создайте роли, которые охватывают проблематичные или рискованные области. Затем, сопоставив роли с предстоящей работой, убедитесь, что все основные роли определены правильно.
Такой тип организационной структуры проекта напрямую реагирует на проблемные или рискованные области, определяя, для управления областями проекта с самой высокой вероятностью неудачи, роль с особой точкой подотчетности. Действуя таким образом, вы сможете спокойно спать, осознавая, что все основные аспекты проекта находятся под контролем.
2. Пресекайте в команде попытки сваливания вины и публичных ссор.
Как правило, в каждом командном проекте происходят бурные обсуждения. Часто, такие обсуждения приближают вас на шаг ближе к завершению проекта. Но когда они выходят из-под контроля, такие обсуждения могут привести к попыткам членов команды свалить друг на друга вину и к ссорам. Старайтесь не допускать такого рода обсуждения и конфликты между членами команды. Установите ряд правил, которые помогут поддержать цивилизованный характер обсуждений.
Позвольте членам команды выражать несогласие и спорить, но как только решение принято, всем, как единой команде, необходимо поддерживать это решение. То, что происходит в комнате, остается в комнате; за пределами комнаты команда остается сплоченной. Это означает отсутствие сплетен или обливания грязью члена команды за пределами проекта. Точно также, ответственность за неправильное решение должна брать на себя вся команда. Иными словами, нельзя указывать ни на кого пальцем. И последнее, не позволяйте себе придавать проблемам личностный облик. Концентрируйтесь на проблеме - не на людях.
Некоторые правила неизбежно будут нарушаться. Несмотря на это, во избежание раздоров в команде, вам, по-прежнему, необходимо пытаться установить в команде основные правила.
3. Чтобы сфокусировать команду, создайте в команде "объединяющий лозунг".
Можете познакомиться с любой успешной рекламной кампанией и посмотреть на лозунги, которые они в себе заключают. Подумайте, например, о классических примерах: "Всегда кока-кола", "Сделай паузу – скушай Твикс", "Не тормози - сникерсни". Все эти лозунги связаны с продуктом. Подобным же образом, в процессе реализации проекта можно с пользой создать для себя определенный лозунг или мантру.
Командному лозунгу необходимо заключать в себе аспекты проекта. Например, представим, что вашей команде необходимо постараться не переусердствовать с разработкой химического раствора, чтобы не увеличивать издержек. Тогда, на стадии разработки вы можете использовать объединяющий лозунг, типа "совсем неплохо", в качестве постоянного напоминания, что вам нельзя перестараться с раствором. Объединяющий лозунг служит не только для определения границ, но также помогает сплачивать команду.
4. Ответственность за результаты своей работы в команде должен нести каждый.
В командных проектах, каждому члену необходимо понимать, что от него требуется сделать, когда от него требуется это сделать, и какое место занимает его/ее работа в общей картине проекта. Каждый должен понимать, что он несет ответственность не только перед менеджером проекта, но также и перед каждым членом команды. Все-таки, если не справиться со своей задачей один, неудача постигнет всю команду. Поэтому каждому члену команды необходимо знать, чем занимаются все остальные.
Всем членам должно быть известно, как обстоят дела у других. Необходимо это, для того чтобы каждый знал, вписывается ли он, и как он вписывается в работу остальных членов. Каждый член должен также осознавать, что если ему не удастся уложиться в сроки или адекватно выполнить работу, он подведет всю команду - не только менеджера проекта. Соблюдение или несоблюдение сроков и выполнение или невыполнение результатов являются командными проблемами и должны быть известны всей команде. Суть здесь идет об ответственности. Каждый член должен ощущать ответственность за свою работу и чувствовать радость успеха и горечь неудачи.
5. Празднуйте победы команды.
Пройти через весь проект не легко, и нередко, когда команды сталкиваются на пути с препятствиями и сложностями, они быстро теряют в себе уверенность. Поэтому, чтобы поддерживать боевой дух и импульс в команде, важно праздновать преодоление основных промежуточных этапов проекта. Эти празднования не должны быть дорогостоящими, их можно ограничить пиццей или тортом и напитками. Достаточно будет, чего угодно, что позволит команде расслабиться и получить небольшую передышку. Однако имейте в виду, что слишком большое количество празднований может принизить значение успеха и даже начать раздражать команду. Поэтому празднуйте, но придерживайтесь умеренности.
Командная работа в будущем
Хорошо сформированная проектная команда подразумевает, что каждый член команды понимают свою роль в формировании успеха проекта. Каждый член команды знает, какой вклад ему необходимо произвести в проект, когда ему необходимо это сделать, чем занимаются другие члены проекта, и что представляет собой успех. Столь же важно, чтобы каждый член команды оказывал поддержку остальным, и таким образом гарантировал успех всего проекта. Используя эти пять стратегий для сплочения и организации ваших команд, вы преодолеете свойственные командной работе сложности и сделаете ваши будущие проекты более успешными.
